إدارة الأصول الثابتة

إدارة الأصول الثابتة: من الاقتناء حتى الاستبعاد

الأصول الثابتة من أجهزة ومعدات وأثاث ومركبات تمثل جزءًا كبيرًا من قيمة المؤسسة، لكنها غالبًا تُدار بجداول متفرقة بين المالية والمشتريات والإدارات المستخدمة. فتظهر أسئلة بلا إجابة واضحة: أين هذا الأصل الآن؟ من المسؤول عنه؟ هل ما زال صالحًا؟ ولماذا تختلف قيمته في السجل المالي عن الواقع؟

إدارة الأصول الثابتة تعني وجود سجل واحد موثوق لكل أصل، وإجراءات واضحة لتحديثه عند كل حدث في دورة حياته، بحيث يبقى السجل صحيحًا بعد الجرد لا قبله فقط.

ما الذي تشمله الخدمة؟

دورة حياة الأصل والأحداث التي يجب تسجيلها

كيف نبدأ؟

1. تقييم الوضع الحالي: مراجعة السجلات والجداول الموجودة، وتحديد مصادر البيانات ومن يحدّثها.
2. توحيد السجل: دمج المصادر في سجل واحد، وتحديد الحقول الإلزامية وتصنيفات الأصول.
3. التحقق الميداني عند الحاجة: إن كان السجل غير موثوق نبدأ بـجرد ميداني للأصول، مع ترميزها لتسهيل المتابعة.
4. تصميم الإجراءات: نماذج وخطوات مكتوبة للإضافة والنقل والاستبعاد، مع تحديد الصلاحيات.
5. التقارير والمراجعة الدورية: تقارير حسب الموقع أو الجهة أو الفئة، وجدول لمراجعات دورية.

ما الذي تستفيده المؤسسة؟

• معرفة موقع كل أصل والجهة المسؤولة عنه في أي وقت.
• تقليل الأصول المفقودة أو المكررة أو غير المسجلة.
• بيانات أوضح لقرارات الشراء والاستبدال والصيانة.
• سجل جاهز للربط مع النظام المالي أو نظام ERP عبر تكامل الأنظمة، ولعرضه في لوحات ذكاء الأعمال.

ما الذي نحتاجه منك للبدء؟

نسخة من السجلات الحالية بأي صيغة، والنظام المالي أو نظام ERP المستخدم، وعدد المواقع التقريبي، ومسؤول من المالية أو الإدارة المعنية للتنسيق.

اقرأ أيضًا

• سجل الأصول الثابتة وإدارة دورة حياة الأصل
• دليل جرد الأصول: من الحصر الميداني إلى سجل موثوق
• جرد الأصول والتحقق الميداني
• ترميز الأصول