أرشفة المستندات والرقمنة
تحويل الأرشيف الورقي إلى ملفات رقمية منظمة يمكن فهرستها والبحث فيها واسترجاعها.
استكشف الخدمة ←محور 03
الأرشفة وإدارة السجلات
رقمنة الوثائق والسجلات وتنظيم الوصول إليها والبحث فيها ضمن إجراءات واضحة لحفظ المعرفة المؤسسية.
خدمات هذا المحور ←المحور 0301 / خدمة 02 / خدمة
الأرشفة وإدارة السجلات
رقمنة الوثائق والسجلات وتنظيم الوصول إليها والبحث فيها ضمن إجراءات واضحة لحفظ المعرفة المؤسسية.
أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية
بيئة منظمة لحفظ الملفات وإدارة الوصول والبحث والإصدارات وفق احتياجات المؤسسة.
استكشف الخدمة ←القيمة للعميل
وثائق منظمة يسهل الوصول إليها
وثائق يمكن الوصول إليها بالبحث خلال ثوانٍ، مع صلاحيات واضحة وحفظ آمن يحمي المعرفة المؤسسية من التلف والفقد.
01أرشفة المستندات والرقمنة
02أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية
الرقمنة أم نظام إدارة المستندات؟
الخدمتان في هذا المحور تكمل إحداهما الأخرى، لكنهما تحلان مشكلتين مختلفتين:
| البند | أرشفة المستندات والرقمنة | أنظمة إدارة المستندات |
|---|---|---|
| المشكلة | أرشيف ورقي متراكم يصعب البحث فيه ويشغل مساحة | مستندات رقمية متفرقة بلا صلاحيات أو إصدارات واضحة |
| ما يُنجز | فرز ومسح ضوئي وفهرسة وفحص جودة | هيكل تصنيف وصلاحيات ومسارات اعتماد وقواعد احتفاظ |
| النتيجة | أرشيف رقمي مفهرس للوثائق السابقة | بيئة منظمة للمستندات الحالية والقادمة |
| الخدمة | أرشفة المستندات والرقمنة | أنظمة إدارة المستندات |
في أغلب المشاريع تُنفذ الخدمتان معًا: رقمنة الأرشيف القديم وتحميله على نظام يضبط إدارة المستندات من الآن فصاعدًا.
أسئلة تساعدك على تحديد النطاق
- ما حجم الأرشيف الورقي التقريبي، وما أنواع الوثائق فيه؟
- ما الوثائق التي يُبحث عنها كثيرًا، وبأي معلومة يبحث عنها الموظفون؟
- هل توجد وثائق حساسة تتطلب إجراءات خاصة في التعامل معها؟
- ما مدد الاحتفاظ المطلوبة لكل نوع وثيقة وفق سياسات المؤسسة ومتطلباتها النظامية؟
- هل يُراد ربط المستندات بأنظمة أخرى مثل نظام ERP أو أنظمة المعاملات؟
ما الذي تكسبه المؤسسة؟
استرجاع أسرع
الوصول إلى الوثيقة المطلوبة بالبحث بدل البحث في الأرشيف الورقي.
حفظ أكثر أمانًا
تقليل مخاطر التلف والفقد، وتحكم أوضح فيمن يصل إلى كل مستند.
حفظ المعرفة المؤسسية
بقاء المستندات والإجراءات متاحة مع تغير الموظفين.
أساس للأتمتة
مستندات رقمية منظمة يمكن ربطها بمسارات العمل والذكاء الاصطناعي لاحقًا.
دليل مفيد قبل البدء
الأسئلة الشائعة
أسئلة يطرحها العملاء عادةً
ما الذي يشمله محور الأرشفة وإدارة السجلات؟
يشمل خدمتين: أرشفة المستندات والرقمنة، وأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية.
ما الفرق بين رقمنة الأرشيف ونظام إدارة المستندات؟
الرقمنة تحول الأرشيف الورقي إلى ملفات رقمية مفهرسة، بينما يوفر نظام إدارة المستندات بيئة لحفظ الملفات وإدارة الصلاحيات والإصدارات والبحث.
هل يمكن البحث في الوثائق بعد أرشفتها؟
نعم، تُفهرس الوثائق ببيانات وصفية ليسهل البحث فيها واسترجاعها ضمن إجراءات وصول واضحة.
لنبدأ من احتياجك
تحدث معنا عن نطاق العمل.
شاركنا نوع الأصول أو الأنظمة أو العمليات والمواقع المعنية لبحث الحل المناسب.
