أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية

لماذا لا تكفي المجلدات المشتركة؟

المجلدات المشتركة والبريد الإلكتروني تعمل في البداية، ثم تظهر المشكلات: نسخ متعددة من الملف نفسه، ولا يُعرف أيها المعتمد؛ وصلاحيات مفتوحة لمن لا يحتاجها؛ ووقت طويل للبحث عن مستند؛ وملفات تضيع عند مغادرة موظف. نظام إدارة المستندات يحل ذلك بقواعد واضحة للتخزين والوصول والإصدارات والاحتفاظ.

ما الذي يوفره النظام؟

خطوات التطبيق

1. فهم طريقة العمل الحالية: أنواع المستندات، ومن ينشئها ويعتمدها ويستخدمها.
2. تصميم هيكل التصنيف: الفئات والبيانات الوصفية وقواعد التسمية.
3. مصفوفة الصلاحيات: تحديد من يرى ومن يعدّل ومن يعتمد في كل فئة.
4. قواعد الاحتفاظ: مدة حفظ كل نوع مستند وما يحدث بعد انتهائها، وفق سياسات المؤسسة ومتطلباتها النظامية.
5. التهيئة والترحيل: إعداد النظام ونقل المستندات الحالية إليه بشكل منظم.
6. التدريب والتشغيل: تدريب المستخدمين ومتابعة الاستخدام في الأسابيع الأولى.

مثال على مصفوفة الصلاحيات

المثال توضيحي؛ تُصمم المصفوفة الفعلية وفق هيكل مؤسستكم.

التكامل مع الأنظمة الأخرى

يمكن ربط نظام المستندات بنظام ERP أو أنظمة العمل الأخرى، بحيث يُرفق المستند بالمعاملة المرتبطة به تلقائيًا. التفاصيل في تكامل أنظمة ERP وأتمتة العمليات.

اقرأ أيضًا

• كيف تبدأ مشروع الأرشفة الرقمية وإدارة المستندات؟
• أرشفة المستندات والرقمنة
• أتمتة العمليات
• محور الأرشفة وإدارة السجلات